Technologies CabFlow inc. (« CabFlow », « nous », « notre ») accorde une importance fondamentale à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels qui nous sont confiés, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) que vous pouvez contacter pour toute question, plainte ou demande relative à vos renseignements personnels :
Marc-Olivier Blouin
Responsable de la protection des renseignements personnels
Technologies CabFlow inc.
Courriel : confidentialite@cabflowapp.com
2. Renseignements que nous recueillons
Le présent site web (cabflowapp.com) est un site de présentation. Il ne dépose aucun témoin (cookie) de suivi, ne pratique aucune publicité ciblée et ne procède à aucune identification individuelle des visiteurs.
Nous recueillons uniquement les renseignements que vous nous transmettez volontairement :
- Lorsque vous nous écrivez à une adresse courriel indiquée sur le site : votre adresse courriel, votre nom (si fourni) et le contenu de votre message.
- Lorsque vous vous inscrivez à la liste d'attente ou nous demandez des informations sur la plateforme : votre nom, votre adresse courriel professionnelle, le nom de votre cabinet, votre ville et votre province, votre rôle, la taille de votre équipe, le logiciel que votre cabinet utilise actuellement, et tout message que vous choisissez de joindre.
2.1 Mesure d'audience anonymisée
Pour mesurer l'audience globale du site (volumes de visites par page, sources de trafic, erreurs techniques) et assurer son bon fonctionnement, nous utilisons Microsoft Azure Application Insights, configuré en mode sans témoins (cookieless) et sans identification individuelle. Aucune donnée permettant de vous reconnaître personnellement n'est associée à ces mesures. Les données techniques agrégées sont conservées exclusivement au Canada (région Azure Canada Central) pour une durée maximale de 90 jours, puis détruites automatiquement.
La présente politique couvre aussi l'application mobile CabFlow (section 3). Les renseignements que vous versez à votre dossier depuis l'application ou depuis le portail web de votre cabinet sont traités pour le compte de ce cabinet, qui en demeure le responsable : sa propre politique s'y applique, et c'est à lui qu'il faut adresser les demandes portant sur le contenu de votre dossier.
3. Application mobile CabFlow (iOS et Android)
L'application mobile CabFlow permet aux clients d'un cabinet utilisateur de la plateforme de consulter leurs documents, de répondre aux demandes de leur cabinet et de déposer des pièces justificatives. La présente section décrit ce que l'application recueille sur votre appareil. Elle ne comporte aucun outil publicitaire, aucun pistage à des fins de marketing et aucune mesure d'audience commerciale.
3.1 Appareil photo et photothèque
L'application demande l'accès à l'appareil photo et à votre photothèque uniquement lorsque vous choisissez de déposer un document dans votre dossier : photographier un reçu ou une pièce justificative, ou téléverser une image déjà présente sur votre appareil. Seules les images que vous sélectionnez vous-même sont transmises. Le cadrage automatique des documents photographiés est effectué sur votre appareil, par le système d'exploitation.
Nous ne parcourons pas votre photothèque, nous ne l'indexons pas et nous n'analysons pas le contenu des images à d'autres fins que leur versement au dossier tenu par votre cabinet. Ces autorisations peuvent être refusées ou révoquées en tout temps dans les réglages de votre appareil ; seule la fonction de dépôt de documents cesse alors de fonctionner.
3.2 Notifications poussées
Si vous acceptez de recevoir des notifications, nous conservons un identifiant d'appareil — le jeton de notification émis par Expo (Expo Application Services), le service que nous utilisons pour acheminer les avis — associé à votre compte, ainsi que la plateforme utilisée, le nom que vous avez donné à votre appareil et la version de l'application installée. Ces renseignements servent uniquement à vous transmettre les avis liés à votre dossier (nouveau document, nouvelle demande de votre cabinet, rappel) et à diagnostiquer un problème d'envoi. Ils ne sont jamais utilisés à des fins publicitaires et ne révèlent pas votre position.
Communication hors du Québec. Pour être remis à votre appareil, chaque avis est transmis à Expo, aux États-Unis, qui le relaie ensuite au service de notification d'Apple ou de Google. Transitent donc par ces services : l'identifiant d'appareil, le nom de votre cabinet et le titre du document ou de la demande concernée, tels qu'affichés sur l'écran verrouillé. Aucun document, aucun montant et aucun contenu de dossier n'y est transmis. Si vous ne souhaitez pas cette communication, il suffit de refuser ou de désactiver les notifications : l'application reste pleinement utilisable, et les avis vous sont alors transmis par courriel.
Vous pouvez désactiver les notifications en tout temps, soit dans l'application (onglet « Plus », section « Notifications », rangée « Mes notifications »), soit dans les réglages de votre appareil. L'identifiant d'appareil demeure enregistré tant que l'application reste installée sur cet appareil et rattachée à votre compte ; il est supprimé de nos serveurs dès qu'un envoi révèle que l'appareil n'accepte plus les avis — désinstallation de l'application ou retrait de l'autorisation dans les réglages du système. Vous pouvez aussi nous en demander la suppression immédiate à l'adresse indiquée à la section « Nous joindre ».
3.3 Verrou biométrique (Face ID, Touch ID, empreinte)
L'application offre un verrou biométrique facultatif, désactivé par défaut, qui exige une reconnaissance du visage ou de l'empreinte pour réafficher l'application. La vérification est effectuée entièrement par le système d'exploitation de votre appareil : vos données biométriques restent sur l'appareil, sous le contrôle du système, et ne sont jamais transmises à CabFlow, ni conservées, ni consultées par nous. L'application ne reçoit du système qu'un résultat — réussite ou échec.
3.4 Authentification
L'ouverture de session s'effectue auprès de Microsoft Entra External ID, dans une fenêtre de navigation sécurisée fournie par le système. Vos identifiants sont saisis chez Microsoft : ils ne transitent pas par l'application. Les jetons de session qui en résultent sont conservés sur l'appareil dans le magasin sécurisé du système (trousseau iOS, Keystore Android), accessibles à ce seul appareil, et effacés à la déconnexion.
3.5 Diagnostics de plantage
Pour corriger les défauts de l'application, les plantages et les erreurs techniques sont transmis à Sentry, notre outil de diagnostic. Ces rapports contiennent des renseignements techniques : modèle d'appareil, version du système, version de l'application et trace de l'erreur. Votre adresse courriel, votre nom d'utilisateur et votre adresse IP en sont retirés avant l'envoi. L'identifiant de votre compte y est remplacé par un identifiant technique qui en est dérivé : il ne permet pas de remonter à votre identité, mais il demeure stable dans le temps et d'un appareil à l'autre, ce qui nous permet de constater qu'une même personne subit des erreurs à répétition et de corriger le défaut en cause. Aucun document ni contenu de votre dossier n'est transmis à cet outil. Ces rapports ne sont produits que lorsqu'une erreur survient.
3.6 Exercer vos droits depuis l'application
Vous n'avez pas à nous écrire pour exercer les droits décrits à la section « Vos droits » : l'export de vos données et la suppression de votre compte sont accessibles directement dans l'application : onglet « Plus », section « Compte », rangée « Mes renseignements », qui ouvre l'écran « Mon profil ».
L'export vous transmet un lien de téléchargement de vos données. La suppression entraîne l'anonymisation de vos renseignements personnels (nom, adresse courriel, numéro de téléphone) ; le délai applicable et la confirmation vous sont indiqués dans l'application au moment de la demande. Les documents que vous avez déjà transmis à votre cabinet demeurent accessibles à ce dernier, qui doit les conserver pour se conformer à ses propres obligations légales.
4. Finalités de la collecte
Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités suivantes :
- répondre à vos demandes et à vos questions ;
- vous fournir, à votre demande, des informations sur l'évolution de la plateforme CabFlow ;
- assurer le suivi de notre relation commerciale potentielle ;
- vous donner accès à l'application mobile et en assurer le fonctionnement : vous authentifier, afficher votre dossier, recevoir les documents que vous déposez et transmettre vos réponses à votre cabinet (section 3) ;
- vous transmettre les avis liés à votre dossier, par notification poussée ou par courriel (section 3.2) ;
- détecter et corriger les défauts techniques de nos logiciels, à partir des rapports de plantage (section 3.5).
Nous n'utilisons jamais vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement explicite préalable.
5. Communication à des tiers
Nous ne vendons, ne louons ni ne communiquons vos renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales. Vos renseignements peuvent être communiqués uniquement dans les cas suivants :
- au cabinet comptable dont vous êtes le client, pour ce que vous déposez ou répondez dans l'application : ces renseignements sont versés au dossier que ce cabinet tient, et il en est le responsable ;
- à nos prestataires de services, qui agissent strictement selon nos instructions et sont liés par des obligations de confidentialité. La liste est la suivante :
- Microsoft — hébergement de la plateforme (Azure, Canada), authentification (Entra External ID) et messagerie professionnelle (Microsoft 365) ;
- Expo — acheminement des notifications poussées vers votre appareil (États-Unis, voir la section 3.2) ;
- Sentry — réception des rapports de plantage de l'application (États-Unis, voir la section 3.5) ;
- si la loi nous l'exige (ordonnance d'un tribunal, autorité réglementaire compétente).
Aucun autre tiers ne reçoit vos renseignements. Cette liste est mise à jour lorsqu'un prestataire est ajouté ou retiré, et la date en tête du document en fait foi.
6. Hébergement et lieu de conservation
Les renseignements que nous recueillons sont conservés au Canada, sur l'infrastructure infonuagique Microsoft Azure (région Canada Central) : cela vaut pour votre dossier, les documents que vous déposez et les renseignements de votre compte. Les courriels que vous nous envoyez transitent par notre service courriel professionnel hébergé par Microsoft 365.
Deux traitements, et deux seulement, ont lieu hors du Québec et hors du Canada — ils sont décrits à la section 3 et repris ici pour être complets :
- Notifications poussées (section 3.2) — le contenu de l'avis (nom du cabinet, titre du document ou de la demande) et l'identifiant d'appareil transitent par Expo, aux États-Unis, puis par le service de notification d'Apple ou de Google. Refuser ou désactiver les notifications supprime entièrement ce transit.
- Rapports de plantage (section 3.5) — les rapports techniques sont transmis à Sentry, aux États-Unis. Ils ne contiennent ni votre courriel, ni votre nom, ni votre adresse IP, ni aucun contenu de votre dossier.
Aucun document, aucun état financier et aucune donnée fiscale ne sort du Canada.
7. Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis :
- Demandes par courriel : conservées jusqu'à 24 mois après le dernier échange, puis détruites.
- Manifestations d'intérêt commercial : conservées tant que la relation est active, puis 24 mois après le dernier contact.
- Identifiant d'appareil pour les notifications (section 3.2) : conservé tant que l'application demeure installée sur cet appareil et rattachée à votre compte, et supprimé dès qu'un envoi révèle que l'appareil n'accepte plus les avis.
- Rapports de plantage (section 3.5) : conservés par Sentry pour la durée de rétention prévue par le service — 90 jours pour les rapports d'erreur — puis détruits automatiquement.
- Renseignements de votre dossier déposés depuis l'application : leur durée de conservation est fixée par votre cabinet comptable, tenu à ses propres obligations professionnelles et légales de conservation.
8. Vos droits
Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :
- Droit d'accès — obtenir confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant, et en obtenir une copie.
- Droit de rectification — faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
- Droit de retrait du consentement — retirer en tout temps le consentement donné à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements.
- Droit à la portabilité — obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
- Droit à la cessation de la diffusion ou à la désindexation — sous réserve des conditions prévues par la loi.
- Droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre RPRP à l'adresse confidentialite@cabflowapp.com. Nous répondrons dans un délai maximal de 30 jours.
9. Mesures de sécurité
Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables et appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction :
- chiffrement TLS 1.3 pour les communications en transit ;
- chiffrement AES-256 pour les données au repos ;
- authentification à plusieurs facteurs sur tous les comptes d'administration ;
- principe de moindre privilège pour l'accès aux renseignements ;
- formation continue des personnes ayant accès aux renseignements.
10. Incident de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, conformément aux obligations prévues par la Loi 25.
11. Modifications à la présente politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date figurant en tête du document indique la dernière mise à jour. En cas de modification importante, nous vous en informerons par un moyen approprié.
12. Pour nous joindre
Pour toute question relative à la présente politique ou à la protection de vos renseignements personnels :
Technologies CabFlow inc.
À l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : confidentialite@cabflowapp.com